Devo essere onesto: ho sempre dato molta importanza al lavoro in ufficio, conoscere le persone dal vivo, poterci parlare e confrontarmi con loro per trovare soluzioni. Nel 2015 ho avuto voglia di provare qualcosa di nuovo e sono volato a Tenerife per diversi giorni, armato del mio nuovo Macbook appena acquistato e mi sono trovato a lavorare per un cliente tedesco da quasi 4.000 km di distanza, col vantaggio di poterlo fare sulla spiaggia sorseggiando un drink. Questa è stata la mia prima esperienza con lo Smart Working. Ma ancora non gli avevo dato un nome, mi piaceva e basta.
Tornato in Italia ho continuato la mia attività in ufficio come nulla fosse, sebbene qualche volta mi sia tornato comodo restare un giorno o due a casa e proseguire le mie attività. Ad un certo punto è arrivato il Sig. COVID-19 e tutto è cambiato.
L’avvento di questa pandemia mi ha obbligato a riflettere, capire come modificare i nostri processi per continuare a lavorare con la stessa efficienza, anzi forse meglio di prima. Ho deciso allora di guardarmi intorno, ispirandomi a realtà strutturate che utilizzano lo Smart Working già da molti anni come metodo di lavoro standard.
Da questa ricerca è emersa una serie di linee guida che abbiamo rielaborato per applicarlo in IAMdev, consapevoli che all’inizio non sarebbe stato così semplice. I principi fondamentali ai quali ci siamo ispirati:
Salute
Benessere
Soddisfazione
Responsabilità
Ecco il nostro decalogo:
L’esperienza di lavoro. Fortunatamente avevamo deciso, già da tempo, di dotare tutti i nostri collaboratori di un Macbook aziendale che potessero portarsi a casa. Con questo accorgimento nessuno ha sentito la differenza.
Mantenere il team unito. Lavorare da casa è bellissimo, ha un sacco di vantaggi ma non si può sostituire il contatto umano, meglio se fisico. Per questo ogni mattina ci troviamo in call Skype per fare il punto della situazione, organizzare il lavoro e darci il buongiorno. A fine giornata ci sentiamo per aggiornarci e augurarci una buona serata.
Outfit non troppo comodo. Chiediamo alle nostre ragazze e ai nostri ragazzi di svegliarsi la mattina come se dovessero venire a lavorare in ufficio. Consigliamo vivamente di vestirsi come un giorno di lavoro qualunque, in modo tale da far sentire il senso di responsabilità verso i task programmati per la giornata. Per intendersi, restare in pigiama è sconsigliato.
Spazio di lavoro. Ancora una volta, vogliamo che si percepisca il meno possibile la differenza tra il lavoro in ufficio e quello da casa. È vivamente consigliato ritagliarsi un punto di lavoro all’interno della casa, separato il più possibile da luoghi ricchi di fonti di distrazione come la cucina o la camera da letto.
Pause programmate. Lavorare in ufficio ha il vantaggio di potersi confrontare con i colleghi, parlare, prendere un caffè. Da casa, invece, anche la più piccola interazione con i colleghi avviene attraverso sistemi digitali e ciò è davvero stancante alla lunga, sia per il corpo che per la mente. Alla fine di un task è previsto un tempo cuscinetto che consenta di distrarsi e staccarsi dal computer e dallo smartphone. Incoraggiamo l’uso di questo tempo per riprendersi e, perché no, utilizzarlo per fare commissioni quali la spesa o altro.
Cura della vista. Anche in questo caso vogliamo preservare la salute delle nostre ragazze e dei nostri ragazzi con la semplice regola 20-20-20: distogliere lo sguardo dallo schermo ogni 20 minuti e fissare un punto ad almeno 20 metri di distanza per 20 secondi. Gli occhi ringrazieranno, soprattutto a lungo termine.
Vietati i sottofondi. Guardare la propria serie TV preferita, ascoltare un podcast interessante, sono attività che introducono stimoli per il cervello, negativi per la resa lavorativa. Balza immediatamente all’occhio il fatto che mantenere la concentrazione al massimo, soprattutto quando si sta creando o risolvendo un problema, è fondamentale sia per l’efficienza che per l’efficacia lavorativa.
Cibo sano. La tentazione di mangiare qualche snack con la scusa della pausa è in agguato. Consigliamo alle nostre ragazze e ai nostri ragazzi una dieta bilanciata, ricca di cibi salutari, come frutta, verdura, formaggi, carni magre, cereali. Mangiare bene aiuta a rendere meglio nel lavoro e nella vita di tutti i giorni, aumentando la concentrazione: mens sana in corpore sano, insomma.
Equilibrio tra lavoro e vita privata. Nel mondo dello sviluppo software ci sono un sacco di nerd e la passione spesso si mescola con la vita privata finendo per mettere in secondo piano quest'ultima. Beh questo non vogliamo che accada, sebbene siamo consapevoli che a volte si richiede quello sforzo in più per terminare un task urgente. Il lavoro da casa può introdurre questa tipologia di problema che può risultare alienante per alcuni: si lavora per vivere, non il contrario.
Condividere. Su questa parola c’è chi ci ha fondato un impero. L’esperienza del singolo può risultare utile, e a volte risolutiva, per gli altri: la scoperta di un nuovo metodo di lavoro, l’idea di applicazione di un nuovo strumento digitale per migliorare la comunicazione o anche, semplicemente, farsi due risate sull’ennesimo post di Facebook tutti insieme.
Lo Smart Working è stato ben accolto dal nostro team perché garantisce ad ogni membro di poter rimanere vicino a propri cari in un momento così delicato. Abbiamo informato tutti con una circolare via e-mail che comunicava l’attivazione dello Smart Working, invitando ognuno a prendere visione dell’informativa sulla sicurezza (art. 22, comma 1, legge 22 maggio 2017 n. 81). Abbiamo bene in mente che il lavoro svolto da casa deve essere svolto comunque in sicurezza, benché non si tratti di un locale aziendale.
Dopo alcune settimane di lavoro “agile” devo ammettere che la differenza è stata minima, forse proprio per l’applicazione del nostro decalogo. Le dinamiche di lavoro non sono cambiate rispetto a quando eravamo in ufficio, sono cambiate soltanto le modalità.
Per l’azienda, invece, ho avuto modo di considerare alcuni vantaggi.
Talenti ovunque. Innanzitutto abbiamo capito che avere un team localizzato è una falsa necessità perché la filosofia delocalizzata evita di essere costretti a lavorare solo con persone che gravitano nelle vicinanze dell’ufficio. Ciò consente di trovare talenti senza limiti geografici, arricchendo il team anche dal punto di vista culturale.
Costi. Un tema tanto caro agli imprenditori ma che è necessario prendere in considerazione, soprattutto in un periodo incerto come questo. La riduzione del costo dell'ufficio e delle utenze si è fatta sentire, a tutto beneficio delle casse aziendali.
Collaboratori più felici e più efficienti. Ognuno può decidere di vivere dove vuole, mettere radici in una città o spostarsi quando e quanto desidera. Le spese di trasporto per recarsi a lavoro vengono quindi azzerate. Gli impegni familiari sono più facilmente gestibili, senza chiedere permessi speciali all’azienda.
Alla luce della nuova esperienza, obbligata o meno che sia da questa emergenza, devo riconoscere che lo Smart Working mi ha aperto gli occhi su una nuova modalità di lavoro che ritenevo opzionale ma che oggi invece è diventata la normalità.
Mi auguro che tutte le aziende italiane sappiano cogliere al volo questa enorme opportunità per migliorare la vita dei propri dipendenti e aumentare le performance di produzione.